الشعبة الادارية في المعهد التقني / بلد
تضم الشعبة الادارية الوحدات التالية والتي تكون تابعة لها ضمن الهيكلية :-
- وحدة الافراد
- وحدة الارشيف والملفات
- وحدة الارشفة الالكترونية
- وحدة الصيانة والخدمات
- وحدة القوى العاملة والملاك
- وحدة الاستعلامات
يكون ارتباط هذه الوحدات بالشعبة الادارية
اما الاعمال التي تقوم بها الشعبة الادارية كما مبين ادناه:-
- اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالمنتسبين التدريسيين والفنيين والاداريين (نقل+ تنسيب + تغيير العناوين+ التأييدات + منح المخصصات + تحرير الكتب الرسمية + تغيير العناوين+ العلاوات والترفيعات + اصدار اوامر المباشرة باللقب الجديد )0
- تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين بالتنسيق مع الجامعة وارسال المتغيرات التي تطرأ على المنتسبين (تدريسي- فني –اداري) مع تدقيق العلاوات نصف شهريا”
- الاجابة على الكتب الواردة من الهيئة ومن الدوائر الاخرى0
- انجاز المعاملات الخاصة بالتعيين واعادة التعيين بعد صدور الامر من الجامعة بالتعيين يتم انجاز المعاملة من فحص طبي واصدار اوامر المباشرة وملئ الاستمارات الخاصة بذلك0
- اصدار اوامر الانقطاع عن الدوام الرسمي (التغيب بدون راتب) ومتابعة المباشرة بعد الانقطاع0
- اصدار اوامر الاستقالة من الوظيفة بناءا” على طلب المنتسب او اعتباره مستقيلا” من الوظيفة اذا انقطع عن الدوام الرسمي لمدة عشرة ايام متتالية .
- اصدار اوامر الاجازات الطويلة وفق قانون العجز الصحي ومفاتحة اللجان الطبية0
- اجراءات معاملة تغيير العناوين الوظيفية للفنيين والاداريين من خلال لجنة خاصة بذلك وترفع للجامعة للموافقة عليها ضمن الضوابط والشروط المعمول بها.
- احالة طلبات المنتسبين (تدريسي – فني – اداري) الى الجامعة التقنية لكافة الامور(طلب اجازة اعتيادية براتب تام او بدون راتب/نقل/تنسيب/ استقالة احالة على التقاعد).
- اصدار اوامر منح اجازات الحمل والولادة والامومة.
- اصدار اوامر المباشرة والانفكاك للدورات التدريبية داخل وخارج المعهد .
- اصدار اوامر الانفكاك للالتحاق بالاجازات الدراسية داخل وخارج القطر.
- اضافة الخدمة للمتعينين بعقد ومفاتحة الجهات ذات العلاقة.
- اصدار كتب الشكر والتقدير ومنح المكافاة المالية ومنح القدم عن كتب الشكر والتقدير الصادرة من الجامعة التقنية الوسطى.
- احتساب النقاط للحوافز للتدريسيين والفنيين والاداريين .
- عمل خلاصات خدمة لمنتسبي المعهد حسب الحالات التي تتطلب بها خلاصة خدمة.
- مفاتحة الجامعة سنويا” لارسال مستحقي التقاعد لبلغوهم السن القانوني .
- اصدار اوامر الاحالة على التقاعد بناءا” على طلبهم او بلوغهم السن القانوني بعد حصول الموافقات الاصولية.
- تنظيم الدفاتر التقاعدية وارسالها مع كافة المستمسكات المطلوبة الى هيئة التقاعد.
- اصدار اوامر الانفكاك والمباشرة للاحالة على التقاعد .
- متابعة صحة صدور الوثائق الدراسية لكافة المنتسبين
- تحديث المعلومات الخاصة بمنتسبي المعهد شهريا”والخاصة بصندوق تقاعد موظفي الدولة شهريا” ومطابقتها مع التقاعد.
- عمل خلاصات الخدمة للمشمولين بالاحالة على التقاعد من بالغي السن القانوني او بناءا” على طلبهم.
- ارشفة الملفات الشخصية لجميع منتسبي المعهد وفق نظام الارشفة.
- تنظيم سجلات الخطة والملاك وتدوين المعلومات فيهم واجراء التحديثات عليها وادخالها في نظام خاص بالحاسبة.
- عمل احصائيات لمنتسبي المعهد حسب مامطلوب من الجامعة او الهيئة.
- متابعة المنسبين داخل وخارج المعهد.
- متابعة سجل التسرب من خلال متابعة الانفكاك والمباشرة للحالات
( تقاعد/ اجازات طوبيلة/ الاجازات الدراسية/ النقل/ التنسيب00الخ من حالات التسرب)
- متابعة اصدار هويات المنتسبين مع الجامعة التقنية0
- فتح سجل لمتابعة الاجازات وتأشيرها ولكافة المنتسبين ومتابعتها واصدار اوامر ادارية بذلك
- اصدار اوامر منح اجازات العطلة الصيفية لمنتسبي المعهد كافة
اصدار اوامر التكليفات لاعضاء الهيئة التدريسية اثناء العطلة الصيفية